Det finns inget som säger att man ’ska’. Externa resurser kan användas på lite olika sätt. Exempelvis så är vissa företag lite för stora för att man ska mäkta med att hantera löneadministrationen och/eller redovisningen på egen hand – man vill hellre fokusera på sin egen kärnverksamhet, det man är bra på. Då kan externa resurser vara perfekta att anlita – där ett annat företag tar på sig att sköta det, utan att man behöver anställa någon själv. Är det bara en person som sköter det där bakomliggande så blir man lätt sårbar, om den personen exempelvis blir sjuk. Med externa resurser så köper man in tjänsten, dvs jobbet blir gjort oavsett.

Man kan även anlita enskilda konsulter, för kortare uppdrag. Det gör man när man tillfälligt behöver en expert på något, kanske för att styra upp en stormig situation eller för att man behöver kickstarta ett projekt. Självklart kan man anlita konsulterna även för längre uppdrag, om man som företagare behöver bemanna upp under exempelvis organisationsförändringar, för att överlappa tillsättning av positioner eller för att man löpande kan behöva en expert att fråga.

Externa resurser och/eller konsulter behöver inte alltid anlitas på heltid – deltid och enstaka timmar vid behov går också bra.

Outsourcing syftar till att man lägger över delar av sin verksamhet till ett annat företag eller organisation. Där det kontrakterade bolaget oftast ansvarar för hela det tilldelade affärsområdet. För lön och redovisning så kan det bland annat innebära, förutom själva resursen i form av medarbetare, förvaltning och support. Men även ägande av system och licenser. Dvs det anlitade bolaget äger systemet eller licenserna som arbetet utförs i, eller materialet som används.

Vid sourcing service så handlar det istället om att köpa in de tjänster som företaget behöver. Här utgår vi som leverantör från att företaget själva säkerställer korrekta system och licenser, och därmed äger detta själva. Där vi som leverantör erbjuder de tjänster som krävs för att exempelvis implementera, förvalta och supportera. Eller löpande administrera, när det kommer till redovisning och lön. Som leverantör kan vi såklart hjälpa till att identifiera optimala systemlösningar, men det är kunden som äger avtalet med systemleverantören.

Kortfattat innebär alltså sourcing att man inskaffar/köper något, medan outsourcing handlar om att lägga över ansvaret på entrepenad.